אני יודעת שזה ממש ממש לא מקובל, אבל אני הולכת לשתף אתכם, הקוראים, בכמה סודות מן החדר.
סודות של מקצוע ההפקה, שמפיקים רבים שילמו הרבה משאבים ואנרגיות כדי להגיע אליהם.
נתחיל עם סוד האווירה.
מה יוצר את אווירת העל באירוע שלך?
האם זו המוזיקה המלווה?
אולי אלו האורחים שהזמנת…
אולי זה דווקא העיצוב, או האוכל. או שמא התכנית שיצרת בלו"ז.
ואני אומרת- אלו כל הדברים יחד.
כל האלמנטים שנשזרים למרקע אחד יפיפה(או פחות) שנקרא 'אירוע'.
אנחנו ב'ראש הפקות' נותנים דעתנו על כל הפרטים ה'קטנים' הללו, שיוצרים את המרקע / המרקם המדהים שאתם רוצים.
וכעת נפשט את הדברים ונפרט מה ואיך כל אלמנט משפיע.
אני כמוזיקאית מגיל צעיר, בוחרת לדון תחילה בנושא המוזיקה.
מוזיקה- היא הפרט המשלים. בלעדיה האירוע חסר, אבל אם היא מוגזמת או לא מותאמת נכונה- היא עלולה להרוס את האירוע שעבדתם עליו שעות.
מפיק אמיתי חייב להבין במוזיקה, ואפילו ברמה בסיסית ממש. אחרת האירוע שלו יכול להפוך לסיוט של ממש.
המוזיקה יוצרת אויר ואווירה. המוזיקה משפיעה על התת מודע שלנו, וגורמת למוח להתרפות או להתקשח, מה שיוצר תחושת רוגע או לחילופין עצבים, הנאה או סבל, שייכות או ריחוק.
כשהמזיקה מותאמת למטרה באופן מדויק- האורחים שלך באירוע לא ירצו ללכת הבייתה. וכאשר המצב הפוך- הם לא יישארו יותר מידי, והאירוע ייהפך להם לחוויה שלילית.
ומה עוד משפיע על האווירה?
כמובן האורחים.
האורחים שתזמינו.
האורחים שלכם יוצרים את ההבדל.
תחשבו טוב לפני שאתם בכלל מתחילים, האם כדאי לכם לארגן אירוע. אולי אם אין לכם אורחים שתואמים את מטרת האירוע- עדיף בכלל לא להפיק אותו. כמו למשל שלא ניקח למסלול אופניים חבורת קשישים.. ברור לכל שעל טיול כזה מוותרים מראש.
אם רציתם לדוגמא ליצור ערב השקה של מוצר חדש, אבל אתם יודעים שרוב האורחים שלכם בטוח לא יתעניינו בו, ובטח שלא יקנו אותו- עדיף שלא תוציאו כסף על אירוע כזה ותוותרו עליו מייד. תחזרו לתכנן אותו כשיהיה לכם את מי להזמין.
נעבור לדבר על נושא חשוב, שלאחרונה הפך להיות מסמר של הרבה אירועים, והוא- התפריט.
אין לכם מושג כמה משמעותי העניין הזה. הוא חייב להיות בהתאמה לקהל היעד שלכם. כל קהל יעד מעדיף תפריט אחר. לצעירים תנו להריח מנגלים ונפנופים, למבוגרים תנו ארומה של עוגה טרייה או מרק חם. אתם חייבים להתאים בדיוק מושלם את סוג האוכל לסוג האירוע, וכמובן לסוג המשתתפים.
עם הזמן תלמדו מתי לבחור חלבי, מתי בשרי, ומתי להעדיף דווקא פרווה, ניטרלי כזה. גם מספר המנות משמעותי. אם אתם רוצים לקיים אירוע ארוך, שיתפוס לכם ערב שלם, תשקיעו בבר פתיחה(ותדאגו שאנשים ידעו שהוא נגמר בתחילת הערב…)זה יגרום לאנשים שלכם להגיע מוקדם. אחר כך תחלקו את התפריט לכמה מנות, מה שיגרום לאנשים לשבת עד סוף האירוע.
והכי חשוב- תמקמו את החלק המרכזי של התוכן בחלק המרכזי של האירוע, לא אחרי סיום התפריט. כך תוכלו לגרום לאורחים שלכם לשמוע מה שתרצו להשמיע, בלי שיברחו קודם…
תחשבו גם על טיב המלצרים, ועל הכמות שלהם. כשמגישים בכלים רב פעמיים- זקוקים ליותר ידיים עובדות. כמובן שאם מדובר בכלי חד"פ אין צורך בכמות רבה של מלצרים. בכל מקרה אל תוותרו על רב מלצרים ומנהל מטבח.
תדאגו שהאוכל יהיה טעים, מוגש יפה, ואסתטי. אל תתפשרו על עיצוב! תשקיעו בזה. זה מגרה את העין, ואת המוח.. זה מותיר טעם של עוד וחוויה טובה.
וגולת הכותרת- התוכן.
בשבילו עשיתם את כל מה שעשיתם. בשבילו בעצם יצרתם את האירוע.
איך תדעו איזה תוכן להגיש, ובאיזו דרך?
בשביל זה יש לנו מומחים שיכולים לכוון אתכם לטופ. יש לנו ניסיון רב שנים בתחום. אבל הטיפ שלנו- אל תוותרו על תוכן איכותי. נכון שהמעטפת גם חשובה, וכל האלמנטים החיצוניים מעוררים ופותחים את הלב, אבל אחרי הכל- התוכן הוא החלק המרכזי של האירוע. תדאגו שאנשים ירגישו שלא בזבזו את זמנם. תשאירו להם טעם טוב בפה ובראש. תוודאו שנהנו, ותשמעו קצת ביקורת, זה ישכלל את האירוע הבא שלכם.
רשימת הטיפים הזו הייתה מעט מסודות החדר…
אצלנו ב'ראש הפקות' הרשימה עוד לא הושלמה.
אחרי כל אירוע אנחנו מכנסים את הצוות לשיחת תובנות ורושמים מסקנות לעתיד.
אז קדימה, צאו לדרך, חלק מהצידה כבר קיבלתם על מגש של כסף… בהצלחה!
